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lunes, 01 de octubre de 2018

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° Archivo

En el Área de Gestión Documental, son funciones de Archivo las siguientes:

1. Prestar asistencia técnica relacionada con la Gestión Documental del Instituto, encomendados por la Subdirección Administrativa y Financiera.


2. Presentar los informes parciales y finales de los proyectos del grupo de Gestión Documental de acuerdo con los procedimientos y términos señalados en el Plan Operativo Anual de Inversión.


3. Adelantar la prestación de los servicios de archivo y correspondencia en el Instituto.


4. Velar porque los archivos de gestión, central e histórico de la Entidad, se mantengan actualizados y con las medidas de seguridad necesarias.


5. Garantizar la elaboración, actualización y aplicación de los instrumentos archivísticos de la entidad; tales como: PGD, PINAR, CCD, TRD, Inventarios Documentales, Bancos Terminológicos y Tablas de Control de Acceso.


6. Rendir los informes generales y periódicos sobre las actividades desarrolladas y de las medidas adoptadas que puedan afectar el curso de las políticas del Instituto.


7. Asesorar a las áreas en la organización técnica y clasificación de los archivos de gestión.


8. Programar y ejecutar las transferencias al Archivo Central, garantizando la correcta aplicación de los procesos archivísticos.


9. Adelantar las acciones necesarias para la conservación técnica de los expedientes en los archivos de gestión, central e histórico.


10. Adelantar las acciones necesarias para la adecuada disposición de documentos de archivo.


11. Contribuir con la actualización e implementación de herramientas tecnológicas que faciliten la producción, distribución, gestión, consulta y disposición del material de archivo.


12. Preparar los documentos exigidos por el Archivo General de la Nación.


13. Contribuir en la elaboración de documentos que sean requeridos por otras entidades, relacionados con la Gestión Documental del Instituto.


14. Gestionar los recursos físicos, tecnológicos y humanos necesarios, que garanticen la adecuada sostenibilidad del proceso documental en la entidad.


15. Liderar las reuniones del Comité Institucional de Archivo.


16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del área.

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INSTITUTO COLOMBIANO DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA