ICANH - Instituto Colombiano de Antropología e Historia

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lunes, 12 de diciembre de 2016

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d. Área de Gestión Documental

Son funciones del Área de Gestión Documental las siguientes:


1. Diseñar y establecer el programa de gestión documental para la entidad.


2. Implementar los procesos archivísticos al interior del ICANH y velar por su aplicación en las diferentes sedes.


3. Coordinar las trasferencias documentales que deben realizar las oficinas productoras al archivo central, garantizando la correcta aplicación de los procesos archivísticos.


4. Garantizar la elaboración y actualización de los inventarios documentales al interior de la entidad.


5. Liderar las reuniones del comité de Archivo.


6. Gestionar los recursos físicos, tecnológicos y humanos necesarios, que garanticen la adecuada sostenibilidad del proceso documental.


7. Mantener actualizadas las tablas de retención documental y los demás instrumentos archivísticos que se requieran para garantizar el adecuado tratamiento de la información al interior del ICANH.


8. Preservar y conservar de forma adecuada la documentación de la entidad.


9. Efectuar seguimiento permanente a la normatividad archivística con el fin de evaluar la viabilidad frente a la implementación de la misma al interior del instituto.


10. Evaluar el modelo de gestión documental con el fin de adecuarlo a las necesidades de la misma.


11. Liderar los proyectos tecnológicos en materia de gestión de información y documentación.


12. Suministrar informes periódicos sobre el estado de avance de cada una de las actividades o frentes de trabajo.


13. Proponer y ejecutar planes de trabajo acordes a las condiciones y necesidades del Archivo al interior de la organización.


14. Controlar la correcta ejecución y aplicación de los programas, políticas, procesos y normas, referentes con la gestión documental al interior de la entidad.


15. Soportar y capacitar al personal de las áreas en lo referente a los trámites y actividades en materia de archivos.


16. Suministrar informes periódicos sobre el estado de avance de cada una de las actividades o frentes de trabajo.


17. Administrar la documentación a través de mecanismos que garanticen el manejo expedito y controlado de la correspondencia tanto su entrada como su salida, para mantener actualizado el archivo. 


18. Supervisar que los documentos que ingresen al área de archivo se gestionen de manera inmediata a través de los trámites que les correspondan con la debida discreción y eficiencia, para asegurar su cumplimiento.


19. Dirigir la organización del archivo de manera que permita conservar y localizar los documentos gestionados, para garantizar su fácil localización y consulta. 


20. Atender y resolver los problemas que se presenten en el archivo. 


21. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral establecidos por la entidad. 


22. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. 


23. Realizar inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes inactivos y documentos que han caducado. 


24. Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos, del PGD y del modelo archivístico para la entidad.


25. Coordinar y participar en las actividades de organización e inventario documental.


26. Prestar asistencia técnica relacionada con la Gestión Documental del Instituto.


27. Velar porque los archivos de gestión, central e histórico de la Entidad, se mantengan actualizados, preservados y conservados conforme a la normatividad vigente


28. Apoyar a las áreas en la organización de los archivos de gestión con base en las políticas establecidas por la entidad.


29. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del área.

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